22. Vorfälle dokumentieren und nachverfolgen

Die Vorfallansicht verbindet Zeitpunkt, Termin, beteiligte Personen, Hergang und Massnahmen. Erfasse den Sachverhalt nachvollziehbar und unterscheide Beobachtungen von noch ungeklärten Informationen. Die Eingabe in Flyary dokumentiert den Vorgang innerhalb der Schule.

Eine Vorfallmeldung erfassen

Vorfallformular mit Zeitpunkt, Hergang und Massnahmen

1. Vorfall melden öffnen. Verwende den Sicherheitsbereich oder die entsprechende Aktion direkt im betroffenen Termin.
2. Zeitpunkt prüfen. Trage den tatsächlichen Zeitpunkt ein. Kontrolliere Datum und lokal angezeigte Uhrzeit.
3. Termin und Beteiligte ergänzen. Wähle den zugehörigen Termin, soweit vorhanden. Aus der Terminansicht kann er bereits vorgewählt sein.
4. Hergang beschreiben. Dieses Textfeld ist erforderlich. Ergänze die getroffenen Massnahmen im separaten Feld, damit beide Angaben unterscheidbar bleiben.
5. Speichern und prüfen. Öffne die erfasste Meldung in der Übersicht und kontrolliere insbesondere Zeitpunkt und Terminbezug.

Den Bearbeitungsstand einer Meldung verfolgen

Vorfallübersicht mit Druck- und Statusaktion

1. Vorfälle öffnen. Die Liste zeigt die gespeicherten Meldungen und deren Status.
2. Datensatz prüfen. Lies Datum, Kurzbeschreibung und allfällige Fristanzeige.
3. Meldung drucken. Nutze die Druckfunktion für die weitere Bearbeitung beziehungsweise Ausgabe über den Gerätedialog.
4. Übermittlung getrennt durchführen. Die Druckfunktion versendet die Meldung nicht automatisch an eine externe Stelle.
5. Als gemeldet markieren. Setze den Status erst nach der tatsächlich erfolgten Meldung. Wieder öffnen korrigiert den internen Bearbeitungsstatus, wenn nötig.

Die Oberfläche berechnet eine Fristanzeige von zehn Tagen ab Ereignis. Dies beschreibt die in Flyary implementierte Erinnerung. Welche Meldung im konkreten Fall an welche Stelle erforderlich ist, richtet sich nach euren dafür geltenden Verfahren; ein Häkchen in der App ist kein Versandnachweis. Ergänze den internen Ablauf so, dass die verantwortliche Person den tatsächlichen Abschluss nachvollziehen kann.