27. Arbeitsroutinen für einen vollständigen Schulbetrieb

Die folgenden Abläufe verbinden die einzelnen Funktionen. Sie eignen sich als Ausgangspunkt für eure interne Aufgabenverteilung. Ergänzt Zuständigkeiten und Zeitpunkte entsprechend eurem Betrieb.

Vor dem Flugtag

1. Öffne die Schulübersicht und den richtigen Termin. Prüfe Status, Datum, Treffpunkt und die späteste Entscheidung zur Durchführung.
2. Gleiche verfügbare Mitarbeitende mit der strukturierten Einteilung im Termin ab. Pflege Vertretungen direkt im Termin.
3. Kontrolliere Anmeldungen und Kapazität. Beachte ausgeblendete inaktive Schüler und vorhandene Wartelisteneinträge.
4. Lies im Dossier die letzten Lernschritte. Bereite für jede betreute Person ein passendes Tagesziel vor.
5. Prüfe Materialbedarf, Ausleihen, Wartungsstatus und die abgefragte persönliche Ausrüstung. Kläre offene Punkte vor der Übergabe.
6. Kommuniziere die Durchführung und Änderungen über die geeigneten Kanäle. Kontrolliere bei wichtigen Ankündigungen die angeforderten Bestätigungen.

Am Flugtag

1. Vergleiche die Teilnehmerliste mit den tatsächlich anwesenden Personen und erfasse die Anwesenheit.
2. Halte Materialausgaben am konkreten Inventargegenstand fest. Prüfe Name, Datum und vereinbarte Rückgabe.
3. Erfasse Starts und Landungen im Reiter Flugtag. Dokumentiere Manöverbewertungen und Rückmeldungen am jeweiligen Schulflug; trenne interne Notizen und prüfe den Speicherstatus.
4. Aktualisiere Status und Terminangaben bei Änderungen. Informiere die Teilnehmenden im Terminchat. Verwende über Weitere Aktionen den Vorfalldialog, wenn ein Ereignis dokumentiert werden muss.
5. Fasse den Tag pro Schüler zusammen und markiere einen konkreten nächsten Lernschritt für die Folgelektion.

Nach dem Flugtag

1. Kontrolliere Rücknahmen und offene Ausleihen. Erfasse nötige Wartungsaufgaben.
2. Führe Tag abschliessen durch: Landungen, Zusammenfassungen, Rückgaben und ausgewählte Buchungen prüfen (Kapitel 15). Erfasse nur die vereinbarten Leistungen und vermeide doppelte Posten.
3. Vergleiche Guthaben mit den eingeteilten Starthelfern. Pflege Auszahlungen nach dem tatsächlichen Zahlungsablauf.
4. Öffne die Dossiers stichprobenartig: Stimmen Tagesnotizen, Sichtbarkeit, Materialzuordnung und Abrechnung?
5. Schliess offene Kommunikations- und Dokumentationsaufgaben ab. Plane den nächsten Termin anhand der festgehaltenen Lernschritte.

Regelmässige Administration

Kontrolliere offene Forderungen, alte Materialausgaben, bald fällige Wartungen, fehlende Zertifikatsdaten und nicht abgeschlossene Vorfälle. Prüfe Teamfunktionen bei Ein- und Austritten sowie Schülerstatus bei längeren Unterbrüchen. Bereite den Jahresbericht mit genügend Zeit vor, um fehlende historische Angaben zu klären.